8.0 Confirmer et valider les durées d'intervention (description générale)

Cet article présente les processus, les responsabilités et les règles pour la gestion des durées d’intervention saisies par les collaborateurs sur les projets BOS, ainsi que les articles de la base de connaissance qui y sont associés.

I. Objectifs du processus et champ d’application

Les objectifs du processus sont :

• Imputer sur projet les coûts (i) associés aux interventions réalisées en interne (ii) par les collaborateurs Belfor (iii)
• Collecter les informations nécessaires à l’élaboration de la paie des collaborateurs conformément aux contrats de travail (iv),
• Collecter les durées d’intervention des intérimaires « court terme » (v).

(i) Les coûts sont constitués :

De la durée d’intervention sur site x par un taux standard par catégorie de personnels (technicien RDF, conducteur de travaux, intérimaire, etc.),

-  La réalisation d’une visite chiffrage,

-  L’exécution d’une intervention de production,

-  Une visite d’audit / de suivi de chantier …

(iii) Les collaborateurs concernés sont des salariés Belfor ou des intérimaires fidélisés (intérimaires intervenant à très long terme). Ils interviennent sur site et sont munis d’une application mobile sur tablette ou téléphone :

        -  Application Blue App / Salesforce pour les chefs de projet,

        -  Application Red App / Field Service pour les techniciens, quel que soit leur métier.

(iv) Les informations nécessaires à l’élaboration de la paie des collaborateurs sont :

        -  Les durées d’intervention,

        -  Les temps de transport,

        -  Les éléments variables associés aux interventions (panier repas, indemnités de déplacement, primes de                  masque).

(v) Les intérimaires court terme interviennent chez Belfor pour une durée limitée. 

Ils ne sont pas dotés d’outils mobiles. Leur durée d’intervention est collectée par les chefs de chantier de manière analogue à leur propre confirmation de durée. Les étapes sont décrites dans le processus « Recourir à l’intérim ».

II. Articles en lien avec ce processus

• 12.7 : Blue App / Confirmer une durée d’intervention
• 13.7 : Red App / Confirmer une durée d’intervention
• 5.13 : Connaître les statuts de l’intervention et du rendez-vous de service
• 8.1 :  Valider les durées d’intervention et les éléments variables
• 8.2 :  Saisir les durées et éléments variables manquants
• 8.3 :  Modifier les collaborateurs en charge de la validation des durées
• 8.4 :  Exporter les données de validation vers Excel

Etape 1 : Le planning comme donnée d’entrée

Le planning est saisi dans l’application de bureau BOS – Field Service par :

        - Les équipes admin ou les chefs de projet pour les interventions de chiffrage,

        - Les équipes admin ou exploitation pour les interventions de production.

C’est le positionnement des rendez-vous de service dans le planning BOS - Field Service qui permet de faire le lien entre les données du sinistre et les intervenants sur site. La durée planifiée correspond au temps de présence sur chantier ou au temps de travail régulier d’une journée d’un collaborateur, indépendamment du temps de transport. La pause déjeuner est incluse quand la durée est celle d’une journée de travail complète. Les rendez-vous de service planifiés sont visibles sur les outils mobiles des intervenants.

La tenue et la mise à jour du planning sont cruciales pour :

    - conserver l’historique pour nos mandants et nos clients des visites et des rendez-vous,

    - permettre l’échange digitalisé des informations entre les bureaux et le terrain (photos, documents, notes, etc.).

    - permettre l’imputation des temps et des coûts sur projet.

Il est essentiel que le planning soit le reflet exact des interventions sur le terrain et qu’il soit mis à jour en permanence selon les demandes de changement issues des clients et des mandants, mais aussi les ajustements de charge liés à l’exécution du chantier, les absences prévues ou imprévues, etc. Certains cas d’urgence peuvent nécessiter d’intervenir sans intervention ni rendez-vous de service planifiés, mais ces cas sont exceptionnels.

Etape 2 : La confirmation des durées et la saisie des éléments variables

La confirmation des durées et la saisie des éléments variables est effectuée seulement pour les projets vendus. Elle n’est pas nécessaire pour les missions et tâches internes : formation, préparation de colis, tâche diverse au dépôt, représentation, etc.

Il est utile de comprendre et connaître les statuts du rendez-vous de service qui sont décrits dans l’article "5.13 : Connaître les statuts de l’intervention et du rendez-vous de service."

La confirmation des durées et la saisie des éléments variables se fait en 2 étapes.

Chaque collaborateur planifié pour un rendez-vous de service et inscrit au planning BOS – Field Service doit, au moyen de l’application Salesforce / Blue App ou Field Service / Red App sur son appareil mobile, confirmer la durée d’intervention planifiée en respectant la règle suivante :

Confirmer la durée consiste à indiquer le temps réel de présence sur le chantier entre l’arrivée et le départ, au quart d’heure près, pause déjeuner incluse si nécessaire. Cela permet d’imputer le coût correct sur le projet et de calculer la marge brute le plus justement possible.

Confirmer les durées est obligatoire pour :

• Indiquer à nos mandants et à nos clients la présence effective du ou des collaborateurs conformément au planning,
• Imputer les justes coûts au projet et à l’activité concernés,
• Assurer le fonctionnement général du système.

Il est important de noter que :

• Il n’est pas possible de confirmer les durées d’intervention pour une intervention effectuée dans le passé, en particulier la veille
• Il ne faut pas confirmer les durées d’intervention en avance, car il ne devient plus possible de modifier les rendez-vous de service (en cas de chantier terminé plus tôt par exemple)
• Ne pas confirmer les durées peut entraîner un dysfonctionnement des tableaux de bord qui permettent le suivi de l’activité et potentiellement de la facturation.
• Ne pas confirmer les durées a pour conséquence de ne pas faire apparaître les rendez-vous de service dans l’écran de validation.

Le responsable d’agence, le responsable ou le superviseur d’exploitation quand la fonction existe, sont responsables de faire appliquer les règles de confirmation des durées d’intervention.

Voir articles :

• 5.13 :    Connaître les statuts de l’intervention et du rendez-vous de service
• 12.7 :    Blue App / Confirmer une durée d’intervention
• 13.7 :    Red App / Confirmer une durée d’intervention

Après avoir confirmé ou ajusté les durées, chaque collaborateur peut, au moyen de l’application Blue App ou Red App sur son appareil mobile, renseigner les champs suivants :

    - panier repas,

    - indemnités grands déplacements,

    - prime de masque,

    - durée du trajet.

Ces informations dépendent du lieu de sinistre, notamment par rapport au site de l’agence ou au domicile du collaborateur, et principalement du contrat de travail du collaborateur.

Le responsable d’agence, le responsable ou le superviseur d’exploitation quand la fonction existe, sont responsables de faire appliquer les règles de saisie des éléments variables.

Voir articles :

     - 12.7 :    Blue App / Confirmer une durée d’intervention

     - 13.7 :    Red App / Confirmer une durée d’intervention

Etape 3 : Validation des durées d’intervention et des éléments variables 

Les durées qui ont été confirmées et les éléments variables qui ont été saisis doivent être validés. Cette étape permet d’ajuster les éléments et de corriger les éventuelles erreurs de saisie avant imputation sur projet, par exemple : temps de transport saisi en minutes plutôt qu’en heures, indemnité grand déplacement injustifiée, panier repas manquant, etc.

La validation s’effectue dans un écran approprié et organisé par territoire de service, c’est-à-dire par groupe d’intervenants visible dans le planning BOS – Field Service. La validation des données de la semaine précédente doit être effectuée au plus tard en début de semaine suivante, le lundi, par une des personnes désignées. Il est néanmoins recommandé de le faire tous les jours.

Pour chaque territoire de service, 4 personnes sont désignées pour effectuer la validation :

     - Le responsable de l’agence pour les chefs de projet,

     - La personne en charge de la planification des collaborateurs,

     - Toute personne désignée et susceptible de pouvoir valider les heures en lieu et place des précédents.

Si la durée du RV de service n’a pas été confirmé sur l’appareil mobile par l’intervenant, aucune information n’apparaîtra dans l’écran de validation. Dans ce cas cependant, la personne en charge de la validation doit compléter les données en enregistrant les données manquantes directement dans l’écran de validation.

Les directeurs et chefs d’agence sont responsables de :

    - Garantir la mise en place de la validation des heures et des éléments variables,

    - Garantir que la marge brute des projets est correctement et justement impactée des déclarations d’heures et d’éléments variables,

    - Organiser le transfert de responsabilité en cas d’impossibilité d’effectuer cette tâche.

Voir articles :

        - 8.1 : Valider les durées d’intervention et les éléments variables

        - 8.2 : Saisir les durées et éléments variables manquants

        - 8.3 : Modifier les collaborateurs en charge de la validation des durées

Etape 4 : préparation des données de paie 

Les données saisies pour l’imputation des chantiers sont les mêmes que celles qui sont nécessaires à la préparation de la paye.

Des fichiers Excel par collaborateur sont disponibles au sein de chaque agence pour transmettre au service paie les éléments variables. Plusieurs modèles de fichiers existent et tiennent compte des conventions sociales et des usages en vigueur dans les différentes agences.

Les fichiers indiquant les durées de travail et les éléments variables de paye du mois précédent doivent être transmis au service avant le 15 de chaque mois.

Pour faciliter cette préparation, les personnes en charge peuvent exporter vers Excel les données des écrans de validation, mais celles-ci sont constituées par territoire de service et par semaine, et non par collaborateur.

Voir articles :