10.0 Imputer l'usage d'un appareil sur projet

Catégorie	Description	Date de mise à jour	Version
Imputer l'usage d'un appareil sur projet	Imputer l'usage d'un appareil sur projet	30/09/2026	1

Cet article est une présentation générale de la gestion des appareils chez BELFOR. Il présente en particulier le processus d'imputation des appareils sur projet. Il précise également les catégories d'appareils concernées ainsi que les responsabilités associées.

I. Objectifs du processus et champ d'application 

Le principal objectif du processus est d'assurer l'imputation sur projet de l'usage des appareils pour constituer une marge brute plus complète et rendre les analyses d'activité plus justes.

Mettre en œuvre le processus d'imputation nécessite d'enregistrer et de suivre le parc d'appareils. Recenser les appareils sur les différents sites facilite la mise en œuvre des coopérations entre agences quand les situations l'exigent (transfert d'appareils dans le cas d'une catnat par exemple).

Connaître l'utilisation des appareils permet enfin d'optimiser le parc, c'est à dire d'ajuster la nature, la quantité et les modèles des appareils, et ainsi d'améliorer la qualité de nos interventions et de renforcer notre marque.

Ce processus s'applique à : 

• toutes les agences en France,
• tous les appareils des catégories identifiées dans cet article,
• tous les projets enregistrés dans la base BOS nécessitant un ou plusieurs appareils.
  

Le service Achats & Logistique est responsable de la définition du processus et de sa mise en œuvre auprès des agences. Il propose des évolutions des outils pour en faciliter l'application : évolution de la base BOS, outils de suivi et de reporting, technologies de scan, etc.

II. Articles en lien avec ce processus

• 10.1 Envoyer un appareil du dépôt vers le projet
• 10.2 Envoyer un appareil du projet vers le dépôt 
• 10.3 Utiliser un scanner pour envoyer un appareil vers le projet ou le dépôt 
• 10.4 Modifier l'état d'un appareil 
• 10.5 Retourner des appareils vers le dépôt avec l'application mobile 
• 10.6 Transférer des appareils entre dépôts et/ou entre agences
• 10.7 Suivre le parc d'appareils de son agence 

III. Introduction

1. Périmètre d'appareils 

L'objectif est d'imputer uniquement les appareils les plus coûteux sans viser l'exhaustivité. Les appareils les moins coûteux (électro portatif par exemple) ne sont pas suivis. Des catégories ont été définies pour préciser les appareils à imputer. La liste est la suivante :

Tous les appareils rentrant dans cette catégorie sont recensés, quelle que soit leur localisation (agence, dépôt national, véhicule, etc.).

2. Identification des appareils dans le système BOS

Chaque appareil est principalement défini par les informations suivantes : 

- Catégorie d'appareil (voir ci dessus)

- Marque constructeur

- Modèle

- Numéro BOS

- Centre de coût d'appartenance (liste de centre de coûts des agences)

- Dépot

- Coût d'usage journalier

a) Précisions sur le numéro BOS et étiquetage

Chaque appareil est recensé avec un numéro unique dans le système BOS, à l'exception des petits ventilateurs qui ont le même numéro pour tous les petits ventilateurs d'une même marque. 

Le numéro unique est géré par le service Achats & Logistique et attribué à l'acquisition du nouveau matériel.

Chaque appareil comporte une étiquette visible permettant de l'identifier. Les étiquettes sont produites par le service Achats & Logistique et envoyée en agence.

b) Précisions sur le dépot 

Les appareils sont situés dans un dépôt. La liste des dépôts correspond aux différents sites en France, y compris les dépôts de matériels Amiante. La liste est la suivante :

c) Précisions sur le coût de location journalier 

Tous les appareils recensés hors kit véhicule ont un coût d'usage journalier qui tient compte de : 

- prix d'achat

- hypothèse de durée de vie

- hypothèse de taux d'utilisation 

- % de coût pour réparation et maintenance.

Ces coûts de location sont définis par les service Achats & Logistique avec le contrôle de gestion. Ils sont réévalués annuellement pour tenir compte de l'usage réel des appareils. L'objectif est de répartir le juste coût sur les projets sans les surcharger.

3. Enregistrement de nouveaux appareils

Sur demande des agences, le service Achats & Logistique commande les nouveaux appareils et organise leur livraison dans un dépôt ou sur site d’intervention. A réception d’un nouvel appareil, le service Achats & Logistique l’enregistre dans la base BOS et organise l'étiquetage associé.

NB : Aucun appareil n’est acheté en agence ni créé dans le système BOS par les agences.

4. Inventaires et ajustement de la base d'appareils dans BOS

Il est essentiel de disposer d'une cohérence des appareils enregistrés dans la base BOS avec la réalité des appareils présents physiquement dans les dépôts, sur chantier ou dans les véhicules.

Pour cette raison, un inventaire des appareils est effectué chaque trimestre au sein de chaque dépôt, en même temps sur toutes les agences et déclenché par le service Achats & Logistique avec l'envoi des fichiers d'inventaire. Une fois remplis, ces fichiers sont retournés au service Achats & Logistique pour ajustement des données et traitement des écarts. 

NB : Seul le service Achats & Logistique crée ou supprime des appareils de la base BOS.

IV. Processus d'allocation des appareils sur projet

1. Présentation générale du processus 

2. Détail des étapes du processus

a) Saisie de la feuille départ chantier

Lors de la préparation de l'intervention, le chef de chantier récupère au dépôt les appareils nécessaires pour la réalisation du chantier. 

En même temps, il saisit la feuille départ chantier en indiquant : 

- le numéro de projet concerné

- l'étape concernée, en l'occurrence "RETRAIT Dépôt"

- son nom

- la date

- les numéros des appareils utilisés.

Il place la feuille à l'endroit indiqué au sein de l'agence afin que les personnes en charge puissent saisir le début de l'utilisation dans BOS.

b) Enregistrement des appareils vers le projet 

La personne en charge de la saisie dans BOS de l'allocation des appareils :

- récupère la feuille,

- indique dans BOS les appareils utilisés sur le projet,

- place la feuille à l'endroit indiqué au sein de l'agence afin que le chef de chantier puisse indiquer les appareils retournés au dépôt à la fin du chantier.

La personne en charge au sein d'une agence peut être le superviseur d'exploitation, un personnel administratif, le responsable du site ou toute personne désignée pour effectuer cette action.

Pour la saisie dans BOS des appareils à allouer sur chantier, voir l'article détaillé "10.1 Envoyer un appareil du dépôt vers le projet". Pour réaliser cette action avec un scanner connecté, voir l'article "10.3 Utiliser le scanner pour envoyer un appareil vers le projet ou le dépôt".

c) Saisie de la feuille retour chantier 

Après la fin du chantier, le chef de chantier récupère la feuille départ / retour et la saisit en indiquant : 

- l'étape concernée, en l'occurrence "RETOUR Dépôt"

- son nom

- la date

En cas d'appareil défectueux, il indique sur la feuille l'état du matériel et le signale au sein de l'agence. Il place la feuille à l'endroit indiqué dans l'agence afin que les personnes en charge puissent saisir la fin de l'utilisation dans BOS.

d) Enregistrement du retour des appareils vers le dépôt

La personne en charge de la saisie dans BOS de l'allocation des appareils sur chantier :

- récupère la feuille

- indique dans BOS les appareils retournés au dépôt,

- archive la feuille départ / retour utilisée.

Pour les appareils défectueux, il modifie l'état de l'appareil dans l'écran approprié de BOS.

Pour la saisie dans BOS des appareils à retourner au dépôt, voir l'article détaillé "10.2 Envoyer un appareil du projet vers le dépôt". Pour réaliser cette action avec un scanner connecté, voir l'article "10.3 Utiliser le scanner pour envoyer un appareil vers le projet ou le dépôt".

Enregistrer le retour des appareils au dépôt peut également être effectué par le chef de chantier depuis l'application rouge / application Field Service. Pour retourner les appareils au dépôt depuis l'application mobile, voir article détaillée "10.5 Retourner des appareils vers le dépôt depuis l'application mobile".

3. Transfert d'appareils entre dépôts et / ou entre agences

Pour soutenir les besoins d'activité d'une agence, les autres agences ou le dépôt national peuvent organiser un transfert physique d'appareils entre sites. Le déplacement physique doit être accompagné d'une mise à jour dans BOS de la localisation des appareils transférés.

a) Pour les appareils du dépôt national 

• Les appareils du Dépôt National vont sur projet et retournent au dépôt national : pas de stockage en agence
• L’affectation des appareils est gérée par le dépôt national : allocation sur projet au départ et réintégration au dépôt à réception des appareils.
  
  

b) Pour le transfert entre agence

• Le transfert dans BOS des appareils d’une agence à une autre est effectué par l’agence qui envoie (pas celle qui reçoit)
• Le déplacement physique des appareils est coordonné entre les 2 agences

Pour le transfert d'appareils entre agences, voir article détaillé "10.6 Transférer des appareils entre dépôts et/ou entre agences"

4. Gestion des appareils hors service

Si un appareil est hors service, l’agence informe l’équipe Maintenance de son état.

a) Si l'appareil est réparable : 

L'agence place l'appareil dans l'état "Discontinued".

L’équipe Maintenance :

- Organise avec l’agence le transfert vers Sucy,

- Place l’appareil concerné dans le "dépôt Maintenance" de BOS à réception 

b) Si l'appareil n'est pas réparable :

L'agence place l'appareil dans l'état "Inactive". Le service Maintenance décide de l'évolution de l'appareil et gère l'évolution de l'appareil dans BOS. 

Pour modifier l'état de l'appareil et comprendre les cas d'usage, voir article détaillé "10.4 Modifier l'état d'un appareil".

NB : En fonction de la nature des dommages constatés, l’équipe Maintenance peut choisir d’imputer le coût de réparation sur projet ou sur le compte de résultat de l’agence.

5. Suivre les appareils de son agence

Des rapports BOS permettent de suivre : 

- le parc d'appareils alloué à une agence,

- les appareils disponibles au magasin et non affectés sur projet,

- les appareils alloués au projet.

Pour la compréhension des rapports liés aux appareils, voir article détaillé "10.7 Suivre le parc d'appareils de son agence".

V. Synthèse des responsabilités

VI. Annexe : Feuille départ / retour chantier (en date d'octobre 2026)

Recto

Verso