11.0 Recourir à l'intérim court terme (description générale)

Catégorie	Description	Date de mise à jour	Version
Recourir à l'intérim	Description Générale	15/11/2025	2

Cet article présente les processus, les responsabilités et les règles pour la gestion des intérimaires dans BOS afin de servir les chantiers et d’assurer la gestion des projets.

I. Objectif du processus et champ d’application

Les objectifs du processus sont de :

• répondre à la demande d’un ou de plusieurs intérimaires de la part des chantiers,
• permettre la juste imputation des coûts d’intervention du ou des intérimaires sur le projet concerné,
• restituer aux agences d’intérim les éléments nécessaires à l’établissement de la facture qui sera transmise à Belfor.

Ce processus concerne principalement :

• Le service Planning National, comme premier point de contact des agences d’intérim d’une part et des agences Belfor d’autres part,
• Les agences Belfor qui expriment leur demande d’intérim pour assurer la réalisation des chantiers dans le respect des exigences mandants. Au sein des agences, les fonctions exprimant les demandes peuvent être :
  1. Des responsables ou superviseurs d’exploitation,
  2. Des chefs ou directeurs d’agence
• Les chefs de chantier qui confirment les durées d’intervention des intérimaires intervenant sur leur chantier.

    Ce processus est géré au travers de BOS, mais également au travers d’outils bureautiques.

II. articles en lien avec ce processus 

• Articles spécifiques à la gestion des intérimaires
  • 11.1 : Créer un intérimaire dans BOS
  • 11.2 : Modifier la durée de présence d'un intérimaire
  • 11.3 : Confirmer une durée d’intervention pour un intérimaire

• Articles en lien avec la gestion des intérimaires
  • 5.3 :      Créer une intervention
  • 5.6 :      Ajouter un ou plusieurs rendez-vous de service à une intervention
  • 5.5 :      Planifier un rendez-vous de service
  • 8.1 :      Valider les durées d’intervention et les éléments variables
  • 8.3 :      Exporter les données de validation vers Excel
  • 13.7 :    Red App / Confirmer une durée d’intervention

III. Détail du processus

Etape 1 : Demande de mise à disposition d’un intérimaire

Les agences Belfor expriment leurs demandes au service Planning National par mail à l'adresse suivante : planning.interim@fr.belfor.com. Une demande-doit comprendre obligatoirement les informations suivantes :

• Référence(s) projet BOS (S25-)
• Nb d’intérimaires souhaitées
• Dates de début et de fin de mission
• Heure de rendez-vous pour le 1^er jour
• Lieu de rendez-vous pour le 1^er jour si différent de l’adresse du 1^er sinistre
• Chef de chantier
• Type d’intérimaire et compétences (par ex : manutentionnaire, agent de propreté …)

Ces informations sont indispensables pour :

• transmettre la demande à l’agence d’intérim,
• récupérer l’adresse du (des) sinistre(s) sur BOS pour effectuer les déclarations d’assurance appropriées,
• suivre la participation effective des intérimaires aux chantiers Belfor.

Sans ces informations, la demande ne peut être traitée correctement et peut faire prendre des risques à l’entreprise et à l’intérimaire. La demande doit être anticipée le plus possible par les agences Belfor. Tout changement doit être communiqué au plus vite au Planning National.

Etape 2 : Création de l’intérimaire dans BOS et visibilité dans le planning Field Service

Après avoir obtenu les références de l’intérimaire auprès de l’agence d’intérim, le Planning National crée l’intérimaire dans BOS pour qu’il soit visible sur le planning opérationnel dans le territoire de service approprié.

A noter que :

• Les intérimaires sont tous codifiés et visibles dans le planning de la manière suivante :
   « INT – prénom NOM »
• Un intérimaire est visible dans le planning seulement pour la durée pour laquelle il a été demandé, entre la date de début et de fin de mission.
• Une éventuelle prolongation de mission doit être communiquée dès que possible au Planning National pour mise à jour de la durée de visibilité dans le planning BOS.

Voir articles :

• 11.1 : Créer un intérimaire dans BOS
• 11.2 : Modifier la durée de présence d'un intérimaire

Etape 3 : Planification de l’intérimaire

La personne en charge de la planification des interventions et des rendez-vous de service dans chaque agence est responsable de :

• Créer une intervention ou mettre à jour une intervention existante
• Affecter le ou les rendez-vous de service à l’intérimaire dans le planning
• D’informer le chef de chantier de la présence de l’intérimaire et de lui rappeler la nécessité de confirmer les durées pour lui-même et pour l’intérimaire.

Pour rappel, une intervention dans BOS porte la codification APXX. Les rendez-vous de service planifiés pour le chef de chantier et l'intérimaire doivent appartenir à la même intervention APXX.

Deux cas peuvent se présenter :

1. Aucune intervention de production n’a encore été créée pour le Chef de chantier : il convient alors de créer l’intervention et les rendez-vous de service normalement comme indiqué dans l’article « 5.3 : Créer une intervention »
2. Une intervention de production et des rendez-vous de service ont déjà été créés pour le Chef de chantier sur ce projet : il est impératif dans ce cas de rajouter des rendez-vous de service à l’intervention déjà existante comme indiqué dans l’article « 5.6 : Ajouter un ou plusieurs RDV de service à une intervention ».

La planification des rendez-vous de service créés peut être effectuée normalement comme indiqué dans l’article « 5.5 : Planifier un rendez-vous de service ».

Voir articles :

• 5.3 : Créer une intervention
• 5.6 : Ajouter un ou plusieurs RDV de service à une intervention 
• 5.5 : Planifier un rendez-vous de service 

Etape 4 : Confirmation des durées et saisie des éléments variables

Le chef de chantier est responsable de confirmer les durées d’intervention et de saisir les éventuels éléments variables de paie pour l’intérimaire. Cela permet d’assurer le juste paiement des prestations fournies par l’intérimaire et d’imputer le juste coût sur le projet.

Le responsable d’agence ou d’activité, le responsable ou le superviseur d’exploitation quand la fonction existe, sont responsables de faire appliquer les règles de confirmation des durées d’intervention.

Les règles sont identiques à celles qui s’appliquent à la confirmation des durées et la saisie des éléments variables pour les collaborateurs internes, à savoir :

Il est important de rappeler que :

• Il n’est pas possible de confirmer les durées d’intervention pour une intervention effectuée dans le passé. La confirmation des durées doit donc avoir lieu tous les jours.
• Ne pas confirmer les durées entraîne un dysfonctionnement des tableaux de bord qui permettent le suivi de l’activité et potentiellement de la facturation.
• Ne pas confirmer les durées a pour conséquence de ne pas faire apparaître les rendez-vous de service dans l’écran de validation.

Voir article :

• 11.3 : Confirmer une durée d’intervention pour un intérimaire

Etape 5 : Validation des durées d’intervention et des éléments variables 

Les personnes en charge de la validation des heures dans chaque agence sont également en charge de valider les informations saisies par le chef de chantier pour les intérimaires court terme : durées de travail et éléments variables (durée de transport, panier repas, prime de masque, etc.). En cas d’absence d’information, le Planning National sollicite les responsables (responsable d’agence, responsable d’activité, superviseur …) au sein de l’agence qui doivent lui fournir les informations nécessaires et saisir les données dans l’écran de validation. L’action de validation est identique à celle réalisée pour les collaborateurs internes et intérimaires fidélisés.

Voir article :

• 8.1 : Valider les durées d’intervention et les éléments variables

Etape 6 : Transmission des données d’intervention à l’agence d’intérim 

Le Planning National collecte les données de l’écran de validation et les transmet aux agences d’intérim. Pour faciliter cette action, le Planning National peut exporter vers Excel les données des écrans de validation.

Voir articles :

• 8.3 : Exporter les données de validation vers Excel

IV. Synthèse des responsabilités