7.1 Créer une facture manuelle

1. Introduction

La création d'une facture nécessite de sélectionner deux types d'objet BOS différents :

• 1er objet / étape B du déroulé dans la suite de l'article : sélection du type de facture et création de la facture
• 2ème objet / étape J dans la suite : sélection du type d'objet comptable et comptabilisation de la facture

1er objet / type de document de facture

• Il y a 3 types de factures : « facture d'acompte », « facture partielle / finale » ou « facture finale » 
• Le choix impacte les fonctionnalités proposées : 
• Acompte : 
• A choisir pour un acompte / le terme acompte apparaît sur le document
• Partielle / Finale : 
• A choisir pour sélectionner une partie des lignes de la commande 
• En cas de facture Partielle / Finale suivante : les lignes déjà facturées ne sont plus sélectionnables 
• Finale : 
  • A choisir pour faire apparaître toutes les lignes sur la facture, mais celles qui ont été déjà facturées
    
    
    

2ème objet / comptabilisation de la facture : 

• Il y a 2 types de comptabilisation : « facture partielle » ou « facture finale »
• Le choix influe sur :
• le statut du projet dans l'aperçu : ce n'est pas le type de facture qui est visible mais la comptabilisation 
• la visibilité du projet dans les différents outils BOS : tableau de bord et module WIP2.
• la comptabilisation du chiffre d'affaire.

En fonction du contexte, les bonnes pratiques ci dessous doivent être appliquées pour créer une facture avec BOS :

2. Création de facture pas à pas

Etape A. Pour créer une facture, commencer par créer un élément de facturation en cliquant sur le bouton "Nouvelle facture" dans le menu des actes de gestion:

Attention, il faut s'assurer avant de créer la facture notamment que :

    - le devis à facturer est bien passé en "commande en cours" 

    - le client soit le bon sur le devis - si entreprise, vérifier que la TVA intracommunautaire soit bien renseignée

    - le taux de TVA doit être correct

    - la franchise est bien indiquée dans le champ approprié du projet (cf. article : gestion de la franchise)

NB: ℹ️ S'il y une franchise sur le dossier, se reporter à l'article détaillé "gérer la franchise pour la facturation" 

Etape B. Saisir ensuite les champs suivants puis cliquer sur "Créer une facture":

• Type de document de facture 
• Commande : choisir la commande à facturer
• Date de la facture : par défaut la date du jour
• Client : choisir le client à facturer
• Mode de paiement : par défaut le mode de paiement est "comptant". D'autres modes de paiement sont disponibles dans les cas suivants :

• Numéro de TVA : permet de choisir le numéro de TVA du client (dans le cas d'un client professionnel pour lequel on aurait saisi un ou plusieurs numéro de TVA)
• TVA (manuel) : --> N'apparait nul part sur la facture
• N° de sinistre / police : permet de faire apparaitre les références assurance dans la facture
• Dates de prestation : par défaut ce sont les dates des rdv de service de production.
• Type de vente : par défaut "Vente de service - Externe" - ne pas modifier sauf exception de la Direction Financière
• Groupe TVA : par défaut "Client France"

Etape  C. L'élément de facturation est maintenant créé et peut être retrouvé en passant la souris sur "Facturation":

Etape  D. Cliquer sur le numéro de facture pour accéder à la facture et l'éditer.

Etape  E. Cliquer ensuite sur l'onglet "Editer" pour éditer la facture:

Etape  F. Cliquer maintenant sur "Modifier" pour éditer le contenu de la facture:

Etape  G. Il est maintenant possible soit d'importer des lignes de la commande via le bouton "Importation" (1) soit de créer une ligne dédiée à la facture en créant une ligne de prestation (2).

Nota : Bonne pratiques à respecter pour les % d'avancement ou les factures finales

Etape  H. Vérifier ensuite que tous les champs sont correctement remplis et que les montants soient corrects, puis cliquer sur "Sauvegarder":

Etape  I. Cliquer ensuite sur "Créer une facture":

Etape  J. 

• Sélectionner "Facture partielle" (1) (pour une facture d'acompte ou une facture partielle) ou "Facture finale" (pour une facture finale) 
• Cliquer sur aperçu pour vérifier les informations saisies et les modifier si besoin avant comptabilisation de la facture (pouré viter de faire des avoirs)
• puis cliquer sur "Créer une facture" :
  

La facture est maintenant générée, envoyée en comptabilité et peut être envoyée au client/mandant. Les factures brouillon INV inutiles doivent être supprimées.