20.0 Introduction générale de BOS

Bienvenue avec BOS : Cet article présente les éléments et informations nécessaires aux nouveaux entrants pour un bon démarrage avec l’outil BOS ! 

1. Introduction de BOS

BOS est l’outil BELFOR de gestion des sinistres. Il est utilisé par l’ensemble des fonctions commerciales, administratives et opérationnelles. Il est déployé ou en cours de déploiement dans l’ensemble des pays européens.

L’ensemble des instructions d’usages est décrit dans la base de connaissance et accessible sur le lien suivant : https://support.belfor-hub.app/support/home 

Des paramétrages de base sont à disposition sur les du chapitre 20. Ils permettent de paramétrer l'outil dans sa version bureau ou fans sa version mobile.

2. Les équipes BOS et l'organisation de l'assistance

 

L’assistance BOS est constituée de différentes équipes et moyens organisés de la manière suivante : 

a - Support à l’usage de BOS

• La manuel utilisateur : voir chapitre sur l’application d’assistance 

• Les référents : Plusieurs personnes sont désignées comme référent(e) sur une zone géographique. Ce sont, après le manuel utilisateur, les premiers points de contact pour utiliser l’outil, aider dans la manipulation de BOS.

• Le support BOS : Il est composé d'une équipe centrale (Xavier HUMEL, Dina PEREIRA et Carine PÉ) dont les principales missions sont : 

  • Faire l'interface avec les équipes de développement en Allemagne qui administrent, gèrent les développement la solution 

  • Formaliser et accompagner le déploiement des processus, des règles et contrôler les usages

  • Organiser, animer et assister le réseau des référents dans leurs pratiques et leurs difficultés

b - Support fonctionnement technique

• Il est en charge de mettre à disposition et de remplacer les matériels, d'organiser les architectures et des réseaux, de vérifier le fonctionnement des applications sur PC et outils mobiles
  

c- Points de contact

• Support BOS : https://support.belfor-hub.app/support/home en cliquant sur "envoyer un ticket"
• Support technique : supportit@fr.belfor.com / 09 70 24 09 45

3. La première action : l'application d'assistance

Dès son arrivée, le nouvel entrant doit installer l'application d'assistance en cliquant sur le lien https://support.belfor-hub.app/support/home

ID : adresse mail (ex. martin.dupont@fr.belfor.com)
Mot de passe : Belfor94370!

Cette application contient la base de connaissance composée de plusieurs articles classés par item afin d'aider au mieux les utilisateurs de BOS.

Elle permet également d'envoyer des tickets au support BOS sur des problèmes rencontrés ou des bugs. L'utilisateur qui a ouvert un ticket peut voir l'évolution du traitement de son ticket et l'historique de tous ses tickets.

4. Les principaux modules de BOS au bureau

La console de service est composé de plusieurs modules à savoir les sinistres, les tableaux de bord, Field service et le WIP 2.0.

Ces différentes modules peuvent être enregistrés dans les favoris de votre sessions BOS.

    a - Les sinistres

Module permettant la gestion d'un sinistre, c'est-à-dire de créer un sinistre, des parties prenantes, des contact sur place, des interventions, des notes, des devis et commandes, des commandes d'achat, des factures mais aussi le téléchargement de photo et la signature de documents opérationnels. 

Chaque sinistre est décrit dans une page sinistre qui est composée de plusieurs parties : 

1 - Numéro de sinistre qui se génère automatiquement lors de la création du sinistre

2 - Nom alternatif du dossier

3 - Console des différents éléments du dossier à savoir : les parties prenantes, les contacts sur place, les projets, les interventions, les ventes (devis), les commandes d'achats (matériel ou sous-traitance), les factures, les notes, les commandes internes, les fichiers

4 - Le détail du sinistre indique la causalité, la date du sinistre et l'adresse du sinistre

5 - Les projets : reprend tous les projets avec le nom du client, celui de l'assurance ainsi que le chef de projet

6 - Différents onglets, notamment pour visualiser les coûts imputés par projet

7 - La vue d'ensemble du sinistre permet de consulter tous les documents contractuels du sinistre, les devis, les factures, les rendez-vous de service, ...

    b - Le planning Field Service

Il permet de planifier les interventions, c'est-à-dire d'affecter une action ou un travail à un ou plusieurs collaborateurs pour un ou plusieurs jours. Il donne une visibilité sur la charge des équipes. Il est organisé en territoire de service, à savoir en groupe d'individus par métiers, compétences similaires mais également par secteur.

    c - Les tableaux de bord

Ils permettent de piloter les sinistres suivant leur avancée et statut. Il existe plusieurs tableaux selon le profil de l'utilisateurs :

  - Le tableau de bord des Directeurs d'Agence

 - Le tableau de bord des Chefs de Projet "Branchmanager FR" (commercial, responsable ou chargé d'affaires, conducteur de travaux, ...) 

  - Le tableau de bord des Assistant(e)s Admins

   d - Le module WIP 2.0

Il permet de gérer les projets, de suivre et d'ajuster la marge du dossier.

5. Les applications mobiles

    a - L'application Field Service / Red App

      
    C'est une application mobile principale, elle permet :

    - d'accéder à ses rendez-vous et toutes données s'y rapportant

                   - de prendre des photos

                   - de faire signer des documents

                   - de prendre des notes

                   - de confirmer les durées d'intervention

                    Elle est disponible pour les Techniciens d'intervention mais également les Chefs de Projet.

   b - L'application Salesforce / Blue App  b - L'application Salesforce / Blue App

 Cette application n'est disponible que pour les Chefs de Projet. Elle permet d'exécuter toutes les 

 fonctionnalités de Field Service. On peut accéder en plus à l'ensemble des données d'un sinistre telles 

                qu'elles sont enregistrées sur l'application de bureau.

6 - Les principaux termes de BOS

Sinistre : 

• Évènement qui occasionne des pertes et des dommages en un seul lieu pour un ou plusieurs sinistrés
• Le sinistre est l’objet de référence de BOS et le premier élément à enregistrer lors d’un appel ou d’un mail mandant ou à la réception d’une mission sur un portail
• La principale caractéristique du sinistre est le lieu de sinistre

Client :

• Personne morale ou individuelle affectée par le sinistre et couvert par une assurance.
• C’est le destinataire légal et unique auquel les prestations sont offertes et facturées

Projet :

• Ensemble des prestations proposées, exécutées et facturées pour un seul client affecté par le sinistre et couvert par une seule assurance dommages
• Il peut y avoir plusieurs sinistrés en un même lieu de sinistre (par exemple : appartement 1 + partie commune) ; plusieurs projets doivent alors être créés. Un projet implique nécessairement un seul client et un seul contrat d’assurances.
• Dans la plupart des cas, 1 sinistre = 1 projet (il est créé automatiquement dans l’outil à partir du sinistre)

Intervention:

• Description des tâches à exécuter sur un projet
• Les interventions permettent d’indiquer les heures totales d’intervention, le nombre de rendez-vous de service nécessaires, les éventuels besoins en matériels

Rendez-vous de service:

• Tâche planifiable et affectable à un individu dans Field Service, l’outil de planning de Salesforce
• Une intervention peut comporter plusieurs rendez-vous de service

Partie prenante:

• Acteur qui a un rôle clé sur la gestion du sinistre pour les offres, les factures, la réception des travaux.
• Concrètement, ce sont les clients, les mandants, les experts, les compagnies, les agents, les courtiers …
• Un projet contient au moins 2 parties prenantes : le client et la compagnie d’assurances.

Contact sur place:

• Toute personne qui n’est pas une partie prenante, mais dont on souhaite conserver la connaissance dans le projet
• Concrètement, le voisin chez qui récupérer les clés, l’occupant avec qui il faut prendre contact …

Type de service:

• Nature de la prestation délivrée (décontamination, recherche de fuite, etc.)
• Nos activités ont été décomposées en 8 types de service
  • Décontamination
  • Recherche de fuite
  • Assèchement
  • Désamiantage
  • Démolition
  • Réhabilitation
  • Mesures d'urgence
  • Interne/Hors chantier

Devis:

• Document engageant qui donne le détail des prestations proposées avec des conditions
• Il peut y avoir plusieurs devis au sein d’un même projet

Facture:

• Document qui donne le détail des prestations livrées et des prix associés
• Il peut y avoir plusieurs factures pour un même devis